보안성 두배, 편리성 두배 문서 현장파쇄 시스템
최근 기업이나 관공서 등과 같은 주요기관에서 보안에 대한 관심이 높아지면서 여러 가지 보안 시스템을 도입하는 경우가 늘고 있다. 그러나 기업의 정보유출을 비롯해 관공서 등의 개인정보 유출에 이르기까지 보안에 관련된 사건·사고가 증가하고 있음에도 불구하고 타 보안 분야에 비해서 좀처럼 이목을 끌지 못하고 있는 분야가 바로 문서보안 분야다. 하지만 5년여 전부터 도입된 문서 현장파쇄 시스템이 최근 몇몇 대기업을 중심으로 크게 확산되고 있다.
최근 관공서 등에서 버려진 문서로 인해 개인정보가 유출돼 피해를 보는 사례가 심심치 않게 발생하고 있다. 기업과 관공서 등의 중요자료인 문서들은 매일같이 대량으로 쏟아지고 있지만, 적절한 폐기방법을 찾고자 하는 노력이 아직은 부족한 것이 우리나라의 현실이다. 현재 문서를 처리하는 방법은 대표적으로 소각하는 방법과 세단기를 이용하는 방법이 있는데, 보안문제와 이용상의 불편함이 문제점으로 지적되고 있다. 이러한 방법들이 가진 단점을 보완하고자 등장한 것이 바로 문서 현장파쇄 시스템으로, 우리나라에 도입된 지 얼마 되지 않아 보편화 단계는 아니지만 가장 합리적인 문서보안 시스템으로 각광받고 있다.
‘구멍’뚫린 문서보안
앞서 언급한 바와 같이 현재 우리나라 기업을 비롯한 관공서 등의 문서보안 의식 또한 아직까지는 미비한 단계라고 볼 수 있다. CCTV나 DVR, 그리고 생체인식 등의 보안기술은 세계적으로 높게 평가되고 있고 어느 기업이든 무인전자경비 시스템이나 출입통제 시스템과 같은 물리적 보안장비를 갖추고는 있지만, 정작 회사의 주요 기밀들이 기재된 문서의 보안에 관해서는 그다지 많은 관심을 기울이지 않고 있는 것이 우리나라의 현주소다. 과거에는 컴퓨터의 사용으로 온라인상에서 많은 작업들이 이루어지게 돼 종이 사용량이 줄어들 것이라는 전망을 내놓기도 했지만, 오히려 온라인 작업으로 인해 출력된 문서의 양이 늘어나고 중요문서를 출력하게 되는 빈도 또한 함께 늘어나면서 과거보다 종이 수요량이 증가했다는 결과를 볼 때 문서관리의 중요성을 실감할 수 있다. 하지만 아직까지 우리나라에서는 보안과 관련해 전문적으로 문서를 폐기하는 기업이나 단체는 거의 찾아보기 힘들다.
기업 및 단체 등에서 많이 활용되고 있는 대표적인 방법은 소각. 이 방법은 모아 둔 종이를 소각시킬 때까지 보안성이 결여된다는 점과, 환경오염 등의 문제로 인해 세계적인 규제를 많이 받고 있다는 단점을 가지고 있다. 또 우리나라 기업에서 많이 사용하고 있는 세단기 역시 사용에 시간이 많이 소요되며 대량의 문서나 두꺼운 문서를 처리하는 데에는 한계가 따르는 등 나름의 문제점을 가지고 있다. 문서 현장파쇄 시스템은 이러한 문제점을 해결했다는 점에서 높은 평가를 받고 있다.
현장파쇄 방식으로 보안성 업그레이드
문서 현장파쇄 시스템은 차량을 이용한 현장파쇄 방식으로 보안성과 편리성, 효율성을 두루 갖추고 있어 우리나라에서도 향후 전망 있는 시스템으로 주목받고 있다. 이 시스템은 크게 오토매틱 시스템(Automatic Shredding System)과 퍼지 시스템(Purge System) 두 종류로 나누어진다. 오토매틱 시스템은 문서파쇄 용역업체의 주기적인 방문을 통해 차량에서 즉시 문서를 파쇄하는 방법이고, 퍼지 시스템은 한꺼번에 문서들을 모아서 처리하는 파쇄방법이다. 오토매틱 시스템이 퍼지 시스템보다 더 정교한 기술을 요하는 작업이라고 할 수 있다. 하지만 이런 시스템들은 우리나라에선 아직 대중적으로 보편화되지 않아 각 기업의 보안담당 책임자들은 비용문제로 도입을 망설이고 있는 상황이다. 그러나 관련업계에서는 문서 현장파쇄 시스템이 오히려 비용절감의 효과를 가지고 있다고 설명한다. 이 시스템은 몇 가지의 특징을 가지고 있는데, 그 내용을 살펴보면 다음과 같다.
보안성
각 사무실에 문서 현장파쇄 업체 관계자가 주기적으로 방문해 문서함에 있는 문서들을 바로 차에 실어 담당 직원이 보는 앞에서 즉시 파쇄가 이루어진다. 직원들은 문서함에 문서를 넣어두는 것만으로 임무가 끝나게 된다. 이 뿐만이 아니라 디스켓, CD 등 모든 종류의 파쇄가 가능하다. 때문에 문서가 다른 곳으로 유출된다거나 해당 기업당담자가 문서처리가 잘 되었는지에 대해 따로 확인할 필요가 없다.
편리성
이 서비스를 받는 기업의 직원들은 문서를 분리한다거나 찢는데 시간과 노력을 들이지 않아도 된다. 문서폐쇄 용역업체에서 제공된 문서함에 넣기만 하면 되는 것. 문서에 부착된 이물질을 비롯해 모든 사무용품의 파쇄가 가능하기 때문에 직원들은 디스켓을 구긴다거나 부러뜨리는 수고를 할 필요가 없다.
경제성(비용절감)
일반적으로 문서 현장파쇄 시스템은 각 기업의 보안담당자에게 고가의 시스템으로 알려져 대중화에 걸림돌로 작용하고 있다. 하지만 현재 간과되고 있는 사항들을 잘 살펴보면 오히려 경제적으로 효율성 있는 시스템임을 확인할 수 있다. 회사의 직원들이 문서를 파기하기 위해 들이는 시간과 노력을 감안하면 타 시스템과 비교해 25% 이상의 비용절감의 효과를 가지고 있는 것으로 나타났다. 즉, 직원들은 문서를 버리기 위해 종이를 찢고 디스켓을 구기는 등의 노력과 세단기 앞에서 보내는 시간을 절약할 수 있다.
재활용성
문서 현장파쇄 시스템이 향후 가장 합리적인 시스템으로 각광받는 이유는 바로 재활용성이 탁월하기 때문이다. 현장에서 파쇄된 종이들은 바로 재활용 센터로 옮겨져 새 종이로 다시 이용하게 된다. 이는 21세기의 화두인 환경문제를 완벽하게 해결한 것으로 소각으로 인해 오염물질이 만들어지는 것과는 대조적이다.
문서에 대한 철저한 보안의식 선행돼야
문서 현장파쇄 시스템이 아직까지 많은 기업과 관공서 등에서 대중화 단계는 아니지만 대기업을 중심으로 빠르게 확산되고 있는 추세다. 4년 전 이 시스템이 도입될 당시 보다 인식 또한 많이 높아졌고, 안정적인 기반을 마련했다는 것이 업계 측의 설명이다. 선진국에서도 가장 친환경적이면서도 합리적인 방법으로 보편화되고 있는 흐름에서 업계측은 문서 현장파쇄 시스템이 우리나라에서도 곧 대중적인 보안 시스템으로 자리매김할 것으로 낙관하고 있다. 하지만 보편적인 시스템으로 자리를 잡기 위해서는 보안담당자들의 철저한 보안의식이 선행돼야 한다.
현재 기업의 중요정보 유출과 여타의 보안사고가 심심치 않게 등장하면서 각 기업에 보안담당 부서가 늘고 있는 추세이긴 하지만, 아직도 의식적으로나 시스템적으로 선진국에 비해서는 미약하다는 지적을 받고 있는 것이 사실이다. 이에 보안에 대해서 근시안적이 아닌 좀 더 멀리 볼 수 있는 시야를 가지는 것이 시급한 과제라고 할 수 있다. 특히, 개인정보 유출에 민감한 관공서나 병원 등에서의 문서관리는 좀더 많은 관심을 기울여야 한다는 측면에서, 합리적이고 안전한 문서파기 시스템 도입은 결코 선택이 아닌 필수적인 항목으로 인식돼야 할 것이다.
[권 준 기자(sw@infothe.com)]
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