직장인 문서 관리, 웹하드가 대세

업무 시 생성되는 파일을 하드에 저장하거나, 문서로 출력해 보관하던 직장인들이 최근엔 주로 웹하드를 이용해 파일관리를 하는 것으로 나타났다.

중소 유통업체에서 회계업무를 담당하고 있는 김지연(34세, 여)씨는 이전까지 문서로 보관하던 각종 세금계산서, 증빙서류, 지출 문건 등을 최근 모두 일목 요연하게 파일화하여 웹하드에서 관리하기 시작했다. 전자세금계산서 도입으로 종이 계산서 발급도 현저하게 줄어든데다 필요할 때마다 즉시 찾아서 확인할 수 있어 업무 효율성이 훨씬 높아졌다.

IT 업체 기획팀의 이지희(27세, 여)씨는 중요한 미팅 자리에 기획안을 빠뜨리는 실수를 한 뒤 웹하드로 문서 관리를 시작했다. 프로젝트나 미팅이 있을 때마다 수천장에 달하는 기획안을 일일이 확인해 찾지 않아도 될 뿐만 아니라 웹에만 접속 가능하면 언제 어디서라도 필요한 문서를 쓸 수 있기 때문이다.

이 같은 변화는 최근 직장인들의 업무 절차와 환경이 시스템화 되어 가고 있는데다 시간과 공간의 제약없이 이루어지고 있는데 따른 것으로, 이전과 같이 개인 PC의 하드나 문서로 파일을 관리하는 대신 접속이 용이하고 관리가 수월한 웹하드가 문서 관리 대체 수단으로 떠오르고 있다.

실제로 기업 커뮤니케이션 솔루션 전문업체 가비아(www.gabia.com 대표 김홍국)가 지난 8월 한달 간 무작위 선정한 하이웍스 기업용 웹하드 100개를 통해 업/다운로드 된 4만여건의 파일 형태를 조사한 결과, 전체 파일 수의 55%의 수가 업무와 관련한 오피스 파일인 것으로 나타났다.

특히 종이 문서로 인쇄하여 보관하던 각종 파일 관리를 웹하드 활용하면서 불필요한 문서 남발이 없어 비용 절감은 물론, 업무 환경이 한결 쾌적해졌을 뿐 아니라 웹하드 내의 정보 공유 기능 등을 통해 포털이나 자료실을 헤매지 않아도 동료들의 샘플 업무를 쉽게 검색해 활용하면서 업무 능률도 향상되는 이점이 있어 직장인들의 높은 호응을 얻고 있다고.

가비아 솔루션사업부 이기붕 부장은 “업무와 관련해 상호간에 주고받는 정보의 양이 이전과는 비교할수 없게 커졌고, 어디서든 웹에 접속할 수 있는 환경이 되면서 분실 위험이 있는 이동식 저장 매체에 대한 선호도도 예전같지 않아졌다”며 “이에 정보의 보관과 전달, 공유의 편리를 모두 갖춘 웹하드를 이용한 문서 관리 추세는 더욱 커질 것”이라고 강조했다.

[길민권 기자(reporter21@boannews.com)]

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