종이문서, 이젠 스캐닝 보관 길 열려

앞으로 일상 업무에서 보편적으로 활용되고 있는 전자화문서(스캐닝문서)의 보관도 종이문서의 보관과 동일한 법적효력을 인정받을 수 있는 길이 열리게 됐다.

산업자원부는 7월16일 ‘전자화문서의 작성절차 및 방법에 관한 규정’(이하 ‘전자화문서 고시‘)을 고시하고 공포와 동시에 시행에 들어간다고 밝혔다.

이는 지난 5월 개정된 전자거래기본법(5월 17일 공포)에서 전자화문서 보관의 법적효력을 부여하고, 전자화문서 작성절차 등 필요한 사항을 고시에 위임한 것에 따른 후속조치이다.

산업자원부는 지난해 8월 ‘전자거래기본법 개정 공청회’를 통해 ‘전자화문서 고시’ 초안을 발표한 이래, 수차례의 업계 간담회를 개최하여 각계의 의견을 수렴하고 관련 전문가들의 검토를 거쳐 고시안을 작성하였다.

‘전자화문서 고시’는 종이문서 등의 대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성 요건과 전자화문서의 작성절차 및 방법 등을 규정하였다.

전자화작업장, 전자화관계자, 전자화시스템 및 절차 등의 세부사항을 규정함으로써 전자화문서 작성과정의 신뢰성 및 작성된 전자화문서의 동일성을 확보할 수 있도록 했다.

또한, 전자화문서의 품질 및 내용검사, 전자화관계자에 대한 교육, 전자화문서의 폐기 유예기간(6개월) 설정 등 초기의 시행착오에 대한 보완책도 마련하였다.

이에 따라, 일단 종이로 작성된 문서라고 할지라도 전자화 고시에 규정된 바에 따라 스캐닝하여 보관하게 되면 종이문서를 별도로 보관 하지 않아도 된다.

현재 금융업계나 통신업계 등에서는 업무의 편리를 위해 많은 양의 전자화문서를 활용 및 보관하고 있으므로 고시 시행을 계기로 원본인 종이문서를 함께 보관함으로써 드는 비용의 상당부분을 절감할 수 있을 것으로 예상된다.

또한, 공인전자문서보관소 사업 참여를 관망해오던 금융권 및 대기업 등의 불확실성이 제거되어 공인전자문서보관소 제도의 활성화에도 긍정적으로 기여할 것으로 기대된다.

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