전자결재 양식, 이제 에디터가 아닌 DB에 등록하세요.
[보안뉴스 김태형] 이제 전자결재 양식 등록에서 에디터가 사라질 날이 머지않았다. IT 서비스 기업 가비아(대표 김홍국, www.gabia.com)가 기업형 그룹웨어 ‘하이웍스 오피스’의 ‘전자결재’ 서비스에 ‘DB 연계형 양식 등록 기능’을 오픈했다고 19일 밝혔다.
지금까지 전자결재에 사용하는 문서는 회사별로 정해진 양식에 따라 관리자가 문서편집기로 텍스트나 표를 이용해 등록해왔던 것이 사실.
이번에 선보이는 DB 연계형 양식 등록 기능은 단순히 영역 분할 정도에 머물렀던 기존 문서 양식의 각 항목을 DB화한 것으로, 기업의 업무 특성에 맞는 문서 양식을 등록할 때 사용자의 필요에 따라 항목을 직접 생성할 수 있도록 한 것이다. 특히 눈여겨볼 점은 DB화된 각 항목은 모두 통계 처리가 가능하다는 것.
일반적인 그룹웨어가 회의실 사용이나 차량사용 신청, 근태관리 등 DB와 연계된 기능들을 별도 메뉴로 분리해 다루는 데 반해, DB 연계형 양식 등록 기능을 이용하면 전자결재 양식으로 관리하고 운영할 수 있어 회사 전체의 통계 현황을 한눈에 파악하기 쉽고 관리도 수월해지는 장점이 있다.
기존에 출장보고서라는 문서 양식을 만들려면 출장비 항목에 표를 그려 금액을 입력하고 계산하는 과정을 거쳐야 했다. 반면 DB 연계형 양식 등록 기능을 이용하면 생성된 출장비 항목에 비용만 간단히 입력하면 된다. 또한, 입력된 비용은 DB화하여 별도의 통계페이지에서 한눈에 파악할 수 있다.
그뿐만 아니라 금액 외에 일수, 인원수, 수량 등 다양한 데이터 양식을 정의할 수 있고 전자결재 문서를 일정관리와 연동할 수 있어 결재가 완료되면 캘린더에서 확인이 가능하다.
가비아 하이웍스오피스사업부 이기붕 부장은 “휴가 관리, 차량 관리 등 사내 인적·물적 재화에 대한 효과적인 운영 관리가 더욱 중요해졌다”면서 “개별 기업의 형태와 특성에 맞는 DB형 결재양식 자체구축과 일정관리 연동으로 유연하고 신속한 업무 처리가 가능해질 것으로 기대한다”고 말했다.
[김태형 기자(boan@boannews.com)]
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