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[大퇴사 시대의 개인정보보호-1] 채용준비·결정단계 ‘이것’ 안 지키면 과태료 ‘폭탄’

  |  입력 : 2023-03-13 01:23
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고용과 퇴사의 속도 앞당긴 ‘대(大)퇴사 시대’ 도래
신규 인력 채용 시 고려해야 할 1·2단계, 최소한의 개인정보만 요구해야
개인정보보호법 위반 기업 연이어 적발, 과태료 및 과징금 부과 줄이어


[보안뉴스 이소미 기자] 언제부터인가 ‘평생직장’이라는 개념이 사라진 지 오래다. ‘퇴사’가 더 이상 ‘퇴직’을 의미하지 않기 때문이다. 경제적 자립과 조기은퇴를 의미하는 신조어 ‘파이어족’이 등장하더니 2023년에는 ‘대(大)퇴사 시대’라는 신조어가 자리 잡았다. 이는 직장 내 세대교체가 이뤄지면서 대부분을 차지한 MZ세대가 직장을 3년 내에 그만두는 현상이 확산되면서 생긴 말이다. 이러한 문화가 형성되면서 직장 내 ‘신규 직원 로테이션’ 속도는 더욱 빨라지고 있다. 한 회사에서 입사와 퇴사가 반복되면 기업 입장에서는 ‘인력난’을 겪을 수밖에 없다.

[이미지=utoimage]


이처럼 빠른 퇴직을 꿈꾸는 이들이 증가하면서 기업 입장에서는 인력 채용에 있어 어려움이 커지고 있다. 뿐만 아니라 채용 직원은 물론 퇴사 직원 관리에 이르기까지 단계별로 그 고민은 더해질 전망이다. 최근 개인사업자부터 대기업까지 개인정보보호법을 위반한 업체들이 법령에 의거해 대거 과태료 처분을 받기도 했다. 인사·노무에 해당하는 개인정보보호법은 직원 고용 체제에 따라 △채용준비단계 △채용결정단계 △고용유지단계 △고용종료단계 등 총 4단계로 구분된다.

이에 여기서는 신규 직원 채용 시 알아두어야 할 인사·노무 개인정보보호 가이드라인 가운데 1, 2단계에 해당되는 ‘채용준비’와 ‘채용결정’ 단계에서 지켜야 하는 개인정보보호 의무사항을 알아봤다.

2023년 1월에 개정된 가이드라인에 따르면 헌법 제10조, 제17조 등에 의해 ‘개인정보 자기결정권’ 즉 개인정보 제공자가 공개 범위와 정보 활용 여부를 결정할 수 있는 권한이 강화됐다. 특히, 제17조는 ‘사생활의 비밀·자유를 침해받지 않는 것’이 기준으로 정보제공의 결정권은 철저히 지원자 개인이 갖는다.

신규 채용을 진행하는 기업은 자신의 회사에 적합한 인재를 채용하기 위한 필요조건들이 있다. 이 조건 선정 시에도 개인정보보호법에 유념해야 하는데, 가이드라인에는 회사에서 채용 계획 수립시 인재 선발에 필요한 최소한의 개인정보 결정 및 보호 계획을 수립해야 한다고 명시되어 있다. 여기서 말하는 ‘최소한’은 ‘반드시 필요한’이라고 봐도 무방하다. 채용 과정 중 지원서 접수, 필기시험, 면접 등의 각 단계별로 필요한 최소한의 개인정보는 동의 없이도 수집할 수 있지만, 추가적으로 사상·신념 등 사생활 침해 가능성이 있는 ‘민감 정보’ 또는 주민등록번호, 운전면허번호와 같은 ‘고유식별정보’의 경우는 법령에 근거하거나 별도의 동의를 받아야만 수집할 수 있다.

가이드라인에서 말하는 ‘최소한의 개인정보’란, 회사에서 어떤 인재를 뽑는지에 따라 달라진다고 볼 수 있다고 관계자는 밝혔다. 가령 운전직을 채용한다면 운전가능 여부가 필요하고, 영업직이라면 영업능력, 상담직이라면 해당하는 능력 여부에 대한 정보가 필요하기 때문에 직군에 따른 최소한의 개인정보에 해당된다. 그런데 상담직 지원 대상자에게 운전면허증 소지 여부와 영업능력은 불필요한 정보라는 얘기다. 이에 각 회사별 채용 직군에 따라 불필요한 정보를 제외하고 그 상황에 맞게 최소한으로 수집할 수 있는 개인정보가 달라지게 된다. 단, 실제 업무에서 요구되는 필수적인 사항은 정보 제공자의 추가 동의 없이도 수집이 가능하다.

다음은, 기업에서 채용 계획 수립 후 해당 인재를 모집하고 채용여부를 결정하기 위한 ‘채용 전형 단계’이다. 이 단계에서 기업은 반드시 채용 공고문 내용을 포함해 면접관에게도 필요한 최소한의 개인정보만 수집하도록 사전에 점검 및 교육해야 한다.

채용 전·후 단계 모두에서 원칙적으로 수집이 금지된 정보로 ‘민감정보’와 ‘고유식별정보’가 있다. 이는 채용절차법 제4조의 3항에 따라 구직자의 신체적 조건과 관련된 △용모 △키 △체중 등과 또는 업무와 관계없는 △출신지역 △혼인여부 △재산 △직계 존비속 및 형제자매의 학력·직업·재산 등이다. 단, 예외적으로 수집이 불가피하다고 입증할 수 있는 범위 내에서는 구직자의 별도 동의를 받은 경우 수집이 가능하다. 예를 들면, 아동·청소년과 관련된 시설이나 기관 등에서 요구하는 성범죄 경력 여부 또는 최소한의 건강정보 수집 등을 들 수 있다.

주로 구두 상으로 이루어지는 면접현장에서도 이러한 민감정보를 질문하는 경우 개인정보보호법 위반에 해당된다고 관계자는 전했다. 이에 따라 면접관 담당자의 교육은 선택이 아닌 필수라고 할 수 있다.

또한, 채용 서류와 관련해 구직자의 반환 요청이 있는 경우 요청일로부터 14일 이내에 본인확인 하에 채용서류를 반환해야 한다. 그 외 반환청구기간으로 채용 여부 확정된 날로부터 14일~180일 사이에 채용대상자 외 구인자가 정한 기간 내에 반드시 반환 처리해야 한다. 단, 서류 제출이 아닌 홈페이지 또는 전자우편으로 제출한 경우에 반환 대상은 아니나 미채용 시 통상 5일 이내 지체 없이 파기하는 것이 원칙이다.

올해 개정된 사항으로, 입사지원자가 채용시험 점수와 같이 입사 결과에 영향을 미치는 사항에 대해 궁금해 할 경우 회사 측은 특별한 사정이 없는 한 지원자가 확인할 수 있는 방법 등을 마련 및 공개해야 한다. 단, 면접 과정·내용 등의 공개 시 공정한 업무 수행이 곤란한 상황이라면 비공개 할 수도 있다.

최근 개인정보보호위원회(이하 개인정보위)가 국내 기업은 물론 해외 기업까지 개인정보보호법 위반 여부에 대한 면밀한 조사를 진행하고 법령 위반에 따른 과태료 부과를 감행하고 있다. 실제 과태료 처분을 받은 기업들의 사례를 보면, 일용직 근로자의 개인정보를 기간 내 파기하지 않고 보유한 경우를 비롯해 이미 퇴직한 직원에게 업무 관련 문자가 발송되면서 개인정보 관리 미비 및 위반 사항이 드러난 경우다.

이처럼 개인정보보호법 조항을 위반할 시, 각 조항별 위반행위의 중대성에 따른 과태료가 부과된다. 위반행위 중대성의 기준은 고의·중과실 여부, 영리 목적의 유무, 개인정보 피해 및 취득 이익 규모, 공중 노출 여부 등을 종합적으로 판단해 결정한다.

특히, 한 번의 실수가 아닌 2~3번의 개인정보보호법 위반행위가 발생하는 경우 이 횟수는 모두 누적돼 과태료 금액은 추가적으로 과징된다.

개인정보위 가이드라인 정책 담당자는 “인사·노무 가이드라인을 한 줄로 요약한다면 회사에서 필요한 업무능력을 가진 인재를 채용하고 관리하기 위해 회사가 먼저 반드시 필요한 개인정보가 무엇인지 제대로 알고 수집하는 것”이라며, “핵심은 수집된 개인정보가 이용되고 있다는 사실을 당사자인 직원들에게 공유해 주는 것”이라고 밝혔다.

이어 “개인정보보호에 대한 관심이 나날이 높아지고 있는 가운데 해당 법규에 맞춰 개인정보를 보호하고 알맞게 관리·이용하는 것이 중요하다”면서, “이를 준수할 때 기업 차원에서도 의미 있는 성과 창출이 가능하고 기업 이미지 제고에도 도움이 될 수 있다. 개인정보가 함부로 유출되고 관리가 미비하다는 인상을 준다면 해당 기업은 어떤 활동에서든지 큰 타격을 입게 될 것”이라고 강조했다.
[이소미 기자(boan4@boannews.com)]

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