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방문객 관리 솔루션을 통해 고객 서비스의 질을 높이고 보안 수준을 향상시킬 수 있다
보안은 방문자가 있는 회사에는 그 회사의 규모와는 상관없이 최고의 우선순위가 될 수밖에 없다. 그리고 대부분의 회사에서 로비는 방문객들에게 회사의 첫 인상을 가늠하는 중요한 장소이다. 로비에 설치된 전자 방문객 관리 시스템은 방문객들에게 긍정적인 이미지를 선사할 수 있을 뿐 아니라 방문객들에게 이곳이 안전하다는 느낌도 주는 일석이조의 효과를 거둘 수 있다.
대부분의 회사에서 로비는 방문객들, 계약업체들, 사업 파트너 업체들, 미래의 직원들 등에게 회사의 첫 인상을 가늠하는 중요한 장소가 된다. 서면 방명록에 이름을 휘갈겨 쓰게 만들고, 그들에게 손으로 쓴 스티커를 부착하도록 하는 것은 그다지 좋은 인상을 주진 못한다. 방문객을 확인하는 이러한 방식은 신속하고 손쉬운 방법이긴 하지만 보안 기능은 거의 수행하지 못하며, 그 회사에 대한 부정적인 이미지와 또 다른 문제들을 야기한다.
■ 대개 이렇게 방문객이 손으로 휘갈겨 쓴 글씨는 알아볼 수 없거나 잘못 표기된다.
■ 응급상황 발생 시(예를 들면 화재 등) 그 건물 안에 아직 누가 있는지 신속하게 판단하지 못한다. 방문객 이름이 즉시 파악이 안 되며, 출입 상황이 정확히 파악되지 않는다.
■ 그 회사에서 누가 여러 사람들을 방문했는지에 대한 정보를 누구나 쉽게 볼 수 있지만 이 정보는 비밀을 유지해야 하는 것들이다.
■ 서면 방명록과 손으로 쓴 방문객 배지는 방문객들에게 좋지 않은 이미지를 주며, 보안이 느슨하고 완벽하지 못하다는 인상을 준다.
전자 방문객 관리 시스템
이러한 문제들에 대처하기 위하여 많은 회사들은 회사의 사무실과 시설에서 사용하기 위해 전자 방문객 관리 시스템을 도입하고 있다. 이 시스템은 특히 안내 데스크에서 컴퓨터로 운영되며, 방문객을 등록하고 배지를 제공하는 전체 과정이 자동화 시스템으로 이루어진다.
이지 로비(Easy-Lobby)와 같은 포괄적인 방문객 관리 시스템은 방문객의 ID(ID, 명함, 운전면허증, 여권 등)를 스캔 하여 추가 사진과 서명, 방문하는 방문객이나 직원의 이름, 방문 이유, 출입시간과 함께 자동적으로 이름, 회사, 직위, 연락처 등을 데이터베이스 파일에 저장한다. 여러 곳에서 모니터링 및 보고 네트워크를 통해 중앙의 데이터베이스 정보를 공유한다. 방문객 관리 시스템은 많은 경우 다른 출입 제어 시스템과 통합되어 방문객들이나 계약업체에게 필요한 경우 임시 카드 출입증을 발급한다.
방문객 관리 시스템은 고품질 맞춤형 배지를 발급한다. 배지는 흑백일 수도 있고 컬러일 수도 있다. 그리고 배지에는 회사의 로고, 방문자의 이름과 사진, 호스트 이름, 만료일, 기타 관련된 정보가 내장된다. 배지는 다음날 재사용을 막기 위해 12시간 후에는 색깔구분을 통해 자동으로 기능이 소멸되기도 한다. 많은 시스템이 신속한 체크아웃을 위해 배지 위에 바코드를 인쇄, 스캔하는 기능을 지원한다.
회사들은 또한 어떤 시설에 접근을 허용하기 위해서뿐만 아니라 어떤 시설에 들어간 방문자들을 분석하기 위해서도 방문객 관리 시스템을 사용해야 한다. 시설 관리자나 로비 담당 직원은 다양한 기준에 의해 방문객과 방문을 색인, 구분이 가능해야 하며 수 초 만에 맞춤형 보고서를 만들고 즉시 보고서 데이터를 저장, 전송할 수 있어야 한다. 배지 발급, 관리와 관련된 여러 곳에서 모니터링 및 보고 네트워크를 통해 중앙의 데이터베이스 정보를 공유한다.
다양한 시장
방문객 관리 요건은 특정한 수직 시장(수직시장이란 비슷한 방법을 사용하여 비슷한 제품이나 서비스들을 개발하는 특정 산업이나 기업들의 그룹을 말한다)마다 다르다고 볼 수 있다. 여기에 시설 및 보안 관리자들이 다른 여러 시장들에 대해 유념해야 할 몇 가지 문제들을 제시한다.
정부
방문객 관리 시스템은 다음과 같은 중요한 표준들을 지원함으로써 정부와 군대에서의 독특한 설치 요건을 충족해야 한다.
■ 50개의 정부 거부 대상 데이터베이스에 대한 실시간 및 온라인 검사
■ 조국 안보 대통령 지침 12(HSPD-12)를 지원하면서 개인 신분 확인(PIV) 카드를 판독, 처리하는 기능을 갖출 것
■ 교통 근로자 신분증명서(TWIC) 카드를 스캔, 처리하는 기능을 갖출 것
■ CAC 카드(2D 바코드)를 판독, 처리하는 기능을 갖출 것
교육 및 학교 시스템
세상에서 우리 아이들을 보호하는 것보다 더 중요한 일이 있을까? 그 사람이 그곳 직원인지 아니면 수상한 사람인지 판단하는 직원의 직접적인 확인없이는 누구도 학교에 무단으로 출입이 허용되어선 안될 것이다. 그리고 학생과 직원이 아닌 누구도 적법한 방문객 배지없이 학교 안에서 배회하면서 돌아다녀서는 안될 것이다.
학교에서 보안기능을 근본적으로 강화하는 가장 손쉽고도 경제적인 방법은 사무실에 안전한 방문객 관리 시스템을 도입하여 학교에 들어오는 모든 방문객들, 계약업체들, 자원봉사자들, 보호자들을 철저히 사전 검사하고 출입 배지를 발급하는 것이다. 학교 방문객 관리 시스템에서 특별히 필요한 요건은 이 시스템이 실시간 온라인 스캔을 실시하고 성 범죄자를 가려내어 수 초 내에 그 결과를 컴퓨터 화면에 보여주는 기능을 갖추는 것이다. 학교 시스템에서 특별히 필요한 다른 요건들은 다음과 같다.
■ 학교의 방문객 관리 시스템은 부모님과 양육자들에게 영구 바코드 ID 카드를 발급하여 학생들을 학교에 데려오고 집으로 데려가는 일을 신속히 처리할 수 있도록 하는 기능을 갖추며 그 바코드를 간단하게 스캔 하는 능력을 갖춰야 한다.
■ 학교의 방문객 관리 시스템은 자원봉사자들과 그들의 근무 시간을 자동 추적하는 기능을 갖춰야 한다.
■ 학교의 방문객 관리 시스템은 학교에 있는 시간 동안 학교 운동장 이용이 허가된 학생들을 모니터링 하기 위해 기존의 학생증을 스캔하는 기능을 갖춰야 한다.
■ 학교의 방문객 관리 시스템은 모바일 솔루션을 이용하여 현장 학습을 떠나는 학생들을 추적하는 기능을 갖춰야 한다.
병원 및 의료기관 관리 시스템
병원 및 의료 기관들은 특별한 방문객 관리 요건을 필요로 한다. 왜냐하면 병원 및 의료기관들은 HIPAA와 같은 산업 표준 요건을 준수해야 할 뿐만 아니라 병원이나 의료시설을 통해 방문객들의 흐름을 개선하고 능률적으로 시스템을 운영할 필요성이 있기 때문이다.
방문객 관리 시스템을 통해 병원 및 의료시설들은 다음과 같은 이점을 누릴 수 있다.
■ 환자와 방문객들을 신속하고 정확하게 처리
■ 특정한 환자를 찾아오는 방문객들의 수를 관리
■ 자주 그리고 긴 시간 동안 방문할 가족 구성원들을 위해 연장 방문이 용이하게 도와 줌
세입자가 많은 건물
세입자가 많은 건물에는 안전하면서도 원활하고 쉽게 작동하는 방문객 관리 처리 시스템이 필요하다. 특히 이러한 세입자가 많은 건물 환경은 일반적으로 복잡한 상황이 많이 연출되고 세입자들과 보안직원, 자산관리 담당자들 간에 보안 문제로 인해 많은 조정과 협의가 필요하다.
건물 내에 세입자들의 수나 규모에 관계없이 세입자가 많은 건물에는 미국 뉴욕의 엠파이어스테이트 빌딩이 있는데, 여기에서 방문객 관리 시스템은 방문객 처리를 보다 안전하고 효율적이며 전문적으로 할 수 있다. 세입자가 많은 시설에서 방문객 관리 시스템이 갖추어야 할 기능들은 다음과 같다.
■ 건물의 세입자들이 자사 직원 목록들을 온라인으로 관리할 수 있도록 하는 기능
■ 간단한 웹 브라우저 형식을 사용하여 세입자의 직원들이 자체 컴퓨터에서 방문객들을 사전 등록할 수 있도록 하는 기능
■ 사진 캡처를 포함하여 신속한 운전 면허증, 명함 혹은 여권 스캔을 통해 방문객 데이터를 캡처하는 기능
■ 회사 로고, 회사명, 회사의 층수 등을 포함하여 입주 회자에서 배지 디자인을 맞춤형으로 만들 수 있도록 하는 기능
■ 배달되는 소포나 물건, 안내데스크에서 오는 소포나 자산을 처리하고 추적하는 기능
■ 방문객 배지나 대여한 출입 카드를 이용하여 회전문이나 엘리베이터를 통해 방문객들이 들어올 수 있도록 다양한 출입제어 시스템과 통합되는 기능
■ 전화번호를 검색할 필요 없이 전화로 입주자 직원과 연락할 수 있는 원터치 자동 다이얼
■ 신속하고 간편한 출입 허가를 위해 VIP 판별
■ 내부 경계(감시) 사항 일람표를 사용하여 원치 않는 방문자를 차단하는 기능
■ 상주하는 직원이 없는 무인 로비에서 방문객 스스로 등록할 수 있도록 자동 등록 방식으로 운영되는 기능
방문객 관리 시스템의 장점
전문적인 방문객 관리 시스템은 회사에서 알아야 할 수많은 요건들을 갖추고 있다. 여기에는 보안문제에서부터 손님들에게 긍정적인 이미지를 선사하는 것까지 다양하다. 방문객 관리 시스템에서 찾을 수 있는 다양한 이점과 이 시스템의 도입으로 얻을 수 있는 효과는 다음과 같다.
■ 직장 보안 강화
■ 방문객 확인 과정을 간소화함
■ 세부적인 방문객 관련 정보를 보다 정확하게 그리고 자동적으로 캡처
■ 다양한 장소에서 방문객 데이터에 대한 분석과 보고를 손쉽게 실행할 수 있는 기능을 갖춤
■ 방문객과 회사에 대한 정보의 비밀 유지가 가능함
■ 방문객과 직원들에게 고품질의, 전문 직업인처럼 보이는 배지를 제공
■ 회사의 이미지를 향상시키고 방문객들과 직원들은 보안이 완벽하다고 느끼게 됨
■ 단일한 방문객 데이터베이스를 다양한 위치에서 네트워크를 통해 공유
■ 직원들은 방문객의 사전 등록이 가능하고 방문객은 자동 등록 방식을 통해 직원의 도움없이 스스로 등록을 할 수 있음
■ 보안 기능의 개선을 위해 출입제어 시스템과 방문객 관리 시스템이 완벽하게 통합
모든 방문객 관리 시스템이 똑같은 수준을 유지하는 것은 아니다. 방문객을 신속하게 확인하여 출입을 허가하고, 배지를 쉽게 발급해 줄 수 있어야 한다. 뿐만 아니라 운전면허증, 여권, 명함 등에서 정확하게 세부적인 방문객 정보를 자동으로 캡처하여, 건물에 들어온 사람의 신분을 확인하고 배지를 발급하며, 방문 이유를 파악할 수 있어야 한다. 당신은 지금 당장 건물에 누가 있는지 리스트를 제공하는 응급 대피 보고서를 클릭 한 번으로 끝낼 수 있어야 하고, 그 리스트를 외부의 소방서, 경찰서, 응급대응팀에 이메일로 자동 송신할 수 있어야 한다.
보고서 작성 기능 또한 훌륭한 방문객 관리 시스템의 기본 조건이다. 당신의 시스템은 당신의 요구와 필요에 맞게 작성되어 다른 파일 형식으로 송신될 수 있는 다양한 보고서를 손쉽게 만들 수 있어야 한다.
방문객 관리 시스템은 누가 당신의 건물에 들어올 자격이 있는지 완벽하게 관리하기 위하여 인트라넷이나 인터넷을 통해 모든 직원들 혹은 어떤 직원들이 방문객들을 사전 등록할 수 있도록 해야 한다. 그리고 방문객 관리 시스템은 요주의 인물이나 거부 대상 목록을 통해 원치 않는 사람들을 확인하고 그들의 출입을 막을 수 있어야 한다.
마지막으로 방문객 관리 시스템은 건물에서 특정한 구역에 방문객 배지 출입증을 제공하기 위하여 기존의 출입제어 시스템과 통합이 가능해야 한다.
보안은 그 회사의 규모와는 관계없이 회사의 여러 사무실에 방문객들이 들어오는 회사에는 가장 중요한 우선순위가 아닐 수 없다. 전자 방문객 관리 시스템을 통해 당신의 건물에 누가 왜 들어오는지 간단하게 추적할 뿐만 아니라 모든 방문객들에게 회사에 대한 이미지를 개선할 수 있다.
전자 방문객 관리 시스템을 통해 방문객들은 전문적으로 관리되는 안전한 시설에 있다는 느낌을 받고 손님들과 방문자들은 안전하게 보호되고 있다는 느낌을 받게 된다.
<글 : Howard Marson, CEO of EasyLobby, Inc.(www.easylobby.com)>
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