내부정보 유출방지와 업무 효율성 및 생산성 향상에 기여
[보안뉴스=유상열 넷아이디 대표] 경제상황이 불경기일수록 대부분의 기업들이 투자 대상 IT 솔루션을 물색하고 결정을 내림에 있어서 단기적인 목표가 우선이 되는 것이 사실이다.
그러다 보니 인사 관리, 프로젝트 관리, 지식 관리 등과 같이 업무 효율과 관련한 솔루션들은 요즘 같은 불경기에서는 검토 순위에서 뒤쳐지는 경향이 있어 보인다.
필자가 생각하는 문서중앙화 솔루션은 기업의 단기 목표와 장기 목표를 모두 포함하고 있는 복합적 성격을 지닌 최초의 IT 솔루션이다.
단기적 관점에서 기업은 문서중앙화를 통해 정보유출 방지라는 목표를 달성하고자 한다. 과거 통계를 보면 기업 정보유출 가담자의 70% 이상이 전·현직 혹은 협력사 직원이라는 조사결과가 있다. 견물생심이라는 말처럼, 회사의 낮은 정보관리 수준이 이들로 하여금 정보 유출의 가담자라는 오명을 씌웠다고 자책한다면 여러분 회사의 정보보안 수준이 조금은 높아질지도 모르겠다.
문서중앙화의 개념은 직원이 PC의 하드디스크에 문서를 저장을 할 수 없고 오로지 중앙의 저장소에만 문서를 저장하도록 허락한다. 직원들은 파일 자산을 대하는 회사의 입장이 어떤 것인지 분명하게 알 수 있을 것이다.
최근에는 중앙 문서함에 대해 지난 3.20 대란때와 같은 해킹 툴의 접근을 허락하지 않도록 어플리케이션을 통제하는 기술까지도 제공되는 추세이다.
장기적 관점에서 생각해보자. 이는 상당히 중요하지만 기업의 입장에서 좀 소외당하는 주제일 수도 있다.
인사담당자가 제공하는 서식을 찾아내기가 어렵지 않고 제안서나 완료보고서 등과 같은 업무수행 내역을 협조 받기가 쉬우며 고객사에 대한 기술지원 내역(FAQ 문서)은 항상 특정 위치에 존재한다면 업무의 효율성 향상으로 인한 직원의 생산성은 10%는 높아질 것이다.
직원의 생산성이 10% 높아진다면 1명의 직원을 추가로 고용한 효과가 있다는 게 필자의 다소 주관적인 결론이다.
여러분 회사가 20년 이상 존재해 왔고 20년 전부터 모든 문서가 중앙화되어 존재해 왔다고 가정해보자. 특허 소송이나 정보유출이 의심 가는 소송 상황이 되었을 때에 여러분 회사는 어떠한 경우에도 대응하기가 유리할 것이다.
도입할 솔루션의 선택기준 또한 언급하지 않을 수 없다. 필자가 만나 본 많은 대기업의 담당자들이 문서중앙화는 엄청난 비용이 발생한다고 생각하고 있었다. 하지만, 비용이 많이 들어가야만 효율적인 문서중앙화가 가능한 것은 아니다.
얼마든지 적정 금액의 솔루션들을 찾아서 여러분의 회사에 적당한 솔루션을 적용할 수 있다. 솔루션 도입의 가장 중요한 전제는, 도입 후 직원들의 업무 환경이 기존에 비해 크게 불편해지는 것은 아닌지? 문서의 중앙화가 직원의 자발적인 참여로 가능한지? 그리고, 기존 기간 시스템이나 어플리케이션간 호환성이 최대한 유지되는지? 중앙화된 문서의 활용은 원활한지? 도입 후 중앙 문서에 대한 안정성 및 재해방지 대책과 경험은 풍부한지? 등이 되어야 할 것이다.
문서의 중앙화는 기업에게 CAD 도면 보안, 악의적 삭제 방지, 문서의 버전 관리, 문서 반출의 철저한 관리, 협력사와 안전한 파일 교환 등과 같은 다양한 추가적인 혜택을 제공하고 있다.
문서중앙화는 향후에도 PC 로그 기능과 중앙 문서에 대한 검색 기능의 강화가 예상된다. 향후 중앙화된 문서에 대한 각종 통계자료의 추가 제공은 기업에게 직원들이 생산해내는 문서에 대한 통찰력을 갖게 해 줄 것이다.
또한, 지난 90년대와 2000년대 초에 활성화됐던 지식관리에 대한 보완 작업이 가능하다면 문서중앙화 중심으로 제2의 지식관리 솔루션의 활성화가 가능할 것이다.
이와 같은 문서중앙화 시스템 구축으로 단기적 목표와 장기적 목표를 동시에 추진하는 기업들이 늘어나고 있는 현실은 이러한 비전이 구체화될 것이라는 필자의 예측을 가능하게 하고 있다.
[글_유 상 열 넷아이디 대표(slyoo@net-id.co.kr)]
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김태형기자 기사보기
[2024-05-17] 
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